Huishoudelijk reglement

Huishoudelijk reglement van Popsjot, de organisatie van vrijetijdsactiviteiten tijdens schoolvakanties

Het stadsbestuur van Poperinge zorgt voor een uitgebreid aanbod aan activiteiten voor kinderen en jongeren tijdens de schoolvakanties onder de noemer Popsjot.

Dit gaat van halve dagactiviteiten, dagactiviteiten tot meerdaagse kampen. De vrijetijdsdiensten staan in voor de organisatie van dit vakantieaanbod. Alle info over de activiteiten is terug te vinden op de website, www.popsjot.be.

Volgende artikels zijn van toepassing voor de organisatie van Popsjot:

 

Artikel 1. Definitie

  • Een halve dagactiviteit is een activiteit van een 3-tal uur en valt tijdens de voormiddag, namiddag of avond.
  • Een dagactiviteit is een activiteit van een 7-tal uur en spreidt zich doorheen de dag.
  • Een kamp zijn verschillende activiteiten gespreid over verschillende dagen, dit kan zowel gaan van een halve tot een hele dag. Kampen vinden enkel overdag plaats. Popsjot biedt geen overnachting aan.  
  • Een animator of begeleider is 16 jaar oud is of wordt die leeftijd in de eerstvolgende schoolvakantie. Een animator staat onder leiding van een popsjotmedewerker. Hiervoor krijgen ze een forfaitaire vrijwilligersvergoeding.  Onder de leiding staat van de popsjotmedewerkers of de lesgever en die een vrijwilligersvergoeding ontvangt.
  • Een lesgever of begeleider heeft een pedagogisch diploma of is in opleiding, gelijkgesteld diploma en/of ervaring. Deze personen worden vergoed volgens een animatoren statuut.
  • De vrijdetijdsdiensten zijn diensten van Stad Poperinge binnen het domein ‘vrije tijd’: Jeugddienst, Sportdienst, Cultuurdienst (inclusief Bibliotheek en Kunstacademie), Kinderopvang en dienst voor Toerisme.

 

Artikel 2. Doelgroep

Popsjot biedt vrijetijdsactiviteiten aan voor kinderen vanaf 4 jaar tot en met 16 jaar. Kinderen worden ingedeeld in leeftijdscategorieën. Aan elke activiteit of kamp wordt een leeftijdscategorie gekoppeld.

Een kind kan deelnemen als het binnen de juiste leeftijdscategorie valt. Dit wordt beslist op basis van de geboortedatum van de deelnemer. Deelnemers die te jong of te oud zijn volgens de leeftijdsgrenzen voorzien voor de activiteiten, kunnen niet deelnemen.

De geboortedatum van de deelnemer wordt opgevraagd bij het aanmaken van het eenmalige account op de website (zie verder bij artikel 4), via het rijksregisternummer van het kind.

Alle gevallen van fraude hierop, kunnen leiden tot annulatie van de activiteit door de organisatie en verdere uitsluiting in de toekomst voor een of meerdere vakantieperiodes.

Kinderen met een beperking kunnen, als dit gewenst wordt en in samenspraak met de ouders, aansluiten bij een andere leeftijdscategorie.  Hiervoor moet contact opgenomen worden met de organisatie.

 

Artikel 3. Aanbod

Popsjot organiseert halve dagactiviteiten in de voormiddag en/of in de namiddag, alsook kampen.

Voor halve dagactiviteiten is er geen voor- en na opvang voorzien, tenzij specifiek vermeld op de website. Vroegtijdige aanwezigheid van kinderen is op eigen verantwoordelijkheid van de ouders.

Voor kampen wordt er voor-en na opvang voorzien. De exacte tijdstippen hiervan zijn terug te vinden op de website, bij de praktische info per activiteit.

 

Artikel 4. Inschrijving, korting en betaling

Voor alle activiteiten moet je vooraf inschrijven.  Inschrijvingen gebeuren enkel en alleen via de website. De ouder/wettelijke vertegenwoordiger moet hiervoor eenmalig een account aanmaken. De gegevens kunnen te allen tijde gewijzigd worden en de ouder kan vragen om het account te verwijderen.

De stad en het OCMW respecteren de privacy van de gebruikers van hun diensten en beheren jouw persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad.

De privacyverklaring van Stad Poperinge is terug te vinden op de website van Poperinge (https://www.poperinge.be/NL/pagina/379/privacyverklaring/).

De kostprijs van een activiteit verschilt naargelang de activiteit. Deze prijs wordt telkens duidelijk vermeld bij de activiteit of het kamp op de website.

Met Popsjot kan je UiTPAS punten sparen en voordeel halen voor vrijetijdsactiviteiten. Spaarpunten worden automatisch toegekend op het eind van de vakantie en/of worden kortingen automatisch verrekend aan pashouders op het moment van de inschrijving, aan wie er recht op heeft. Wie vragen heeft hierrond, kan terecht bij een popsjotmedewerker.

Is de activiteit volzet, dan komt het kind op de reservelijst terecht. Komt er een plaats vrij voor de activiteit, dan worden de ouders van het kind op de eerste reserveplaats automatisch gecontacteerd via het inschrijvingsplatform van de website en krijgen ze de beperkte tijd om de inschrijving te bevestigen en de betaling uit te voeren. Indien de ouder de reserveplaats niet inneemt, herhaalt de procedure zich met de eerstvolgende reserveplaats tot alle plaatsen zijn ingenomen.  De communicatie hiervoor zal via mail en indien gewenst, via sms gebeuren.

Betalen kan enkel via het online betaalsysteem van de website. Alle activiteiten moeten bij het moment van inschrijving betaald worden. Na betaling ontvangen de ouders een bevestigingsmail/betalingsbewijs en is de inschrijving definitief.  Voor activiteiten die niet tijdig betaald worden via het betaalsysteem, vervalt de inschrijving.

Ouders/wettelijke vertegenwoordiger kunnen enkel inschrijvingen doen voor de eigen kinderen. Gereserveerde plaatsen kunnen niet tussen ouders onderling gewisseld worden, maar moeten verlopen via de inschrijving/annulatieprocedure van de website.    

 

Artikel 5. Annulatie van activiteiten

Annuleren kan enkel via de website. De ouders kunnen de annulatie aanvragen, waarop de beheerders van de website de annulatie moeten valideren. Na validatie, krijgen de ouders een bevestiging van de annulatie. Volgens onderstaande regels, wordt er al dan niet een terugbetaling uitgevoerd:

Bij annulatie van een activiteit:

  • Binnen de 14 dagen na inschrijving volgt een terugbetaling van de volledige deelnameprijs.
  • Tussen 14 dagen na inschrijving en 1 maand voor de activiteit wordt er een administratiekost ter waarde van 25 procent van de deelnameprijs aangerekend.
  • Binnen 30 kalenderdagen voor de activiteit: er wordt niks terugbetaald.

Het niet opdagen voor een activiteit, wordt gezien als een annulatie binnen de 30 kalenderdagen voor de activiteit, bijgevolg wordt er niks terugbetaald.

Op vertoon van een doktersattest, zal het volledige bedrag terugbetaald worden. Het geld van de geannuleerde activiteit(en) zal teruggestort worden op het rekeningnummer waarmee de inschrijving werd betaald. Tot ten laatste 7 dagen na de activiteit kan je een doktersattest bezorgen bij een popsjotmedewerker.

Bij te weinig deelnemers kan de organisatie de activiteit annuleren. Het volledige bedrag wordt dan terugbetaald. Wanneer een activiteit om een bepaalde reden niet kan doorgaan (bijv. weersomstandigheden), plant de organisatie een alternatief.

 

Artikel 6. Aankomst en vertrek

Kinderen kunnen vanaf 15 minuten voor de aanvang van een activiteit aanwezig zijn op de locatie, tenzij de vooropvang anders vermeld is op de website. Bij aankomst meldt de deelnemer zich aan bij de begeleiders, zodat de aanwezigheid op de deelnemerslijst aangeduid wordt.

Bij het afhalen van de deelnemers wordt er telkens een signaal gegeven aan de begeleiders, zodat zij weten wie er opgehaald wordt. Ook kinderen die na afloop van de activiteit alleen naar huis vertrekken geven een seintje aan de begeleider bij vertrek.

Voor alle activiteiten voor kinderen jonger dan 7 jaar, wordt gevraagd om bij het ophalen van het kind, het aanwezigheidsregister af te tekenen.

Kinderen mogen de activiteit niet verlaten zonder toestemming.

 

Artikel 7. Verzekering

De kinderen zijn tijdens de activiteiten verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen. Bij ongevallen worden de ouders steeds verwittigd en worden de nodige documenten opgemaakt. Deze documenten zijn steeds te verkrijgen bij het secretariaat van Popsjot. Aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeurt ten laatste op de eerste werkdag na het ongeval.

Stoffelijke schade (zoals aan brillen, kledij, …) is uitgesloten van de verzekering.  Popsjot is niet verantwoordelijk voor verlies en/of diefstal.

De verzekeringspolis kan geraadpleegd worden op www.popsjot.be.

 

Artikel 8. Afspraken

  • Wanneer een deelnemer opzettelijk schade toebrengt aan materiaal, gebouwen of aan andere deelnemers, zullen de werkelijke kosten (tot herstel of vervanging) aangerekend worden aan de ouders. Bij een schadegeval worden de ouders onmiddellijk op de hoogte gebracht.
  • Wanneer een kind zich ongepast gedraagt zijn de begeleiders genoodzaakt om in te grijpen. Ongepast verdrag is alle vormen van geweld, zowel fysiek geweld (slaan, schoppen, bijten,…) als verbaal geweld ( vloeken, schelden, manipuleren, vernederen,…) en dit zowel ten opzichte van de andere kinderen als de animatoren. Ook het weigeren deel te nemen aan een activiteit, pestgedrag… kan als ongepast gedrag aanzien worden. Als een deelnemers zich herhaaldelijk ongepast gedraagt kan er overgegaan worden tot verdere maatregelen of schorsing van de activiteiten van Popsjot volgens een afgesproken duur. Hierbij worden de ouders of wettelijke vertegenwoordiging steeds gecontacteerd door iemand van de begeleiding.
  • Wanneer wordt vastgesteld dat kinderen opzettelijk schade veroorzaken, kunnen de ouders/voogd hiervoor verantwoordelijk worden gesteld en kan de schade op hen verhaald worden.
  • Kostbare materialen zoals gsm’s, tablets en dergelijke worden bij voorkeur niet meegebracht naar activiteiten. Bij oneigenlijk gebruik zullen de voorwerpen in beslag worden genomen. Enkel de ouders kunnen dit materiaal terug afhalen.
  • Gevaarlijke voorwerpen zoals zakmessen,… worden niet toegelaten.
  • Op geregelde basis plant Popsjot activiteiten op andere locaties. Tijdens deze activiteiten voorziet de begeleiding de nodige maatregelen voor een goed en veilig verloop van de voor- of namiddag (EHBO-zakje, verzekeringspapieren, ...).
  • Het is niet toegelaten om als ouder aan te sluiten bij een uitstap of activiteit, tenzij omwille van medische redenen en vooraf afgesproken met de popsjotmedewerkers.
  • Jaarlijks zal er vanuit Popsjot een fiscaal attest afgeleverd worden. Dit zal tijdig ter beschikking gesteld worden op de account van de ouders op de website. Ouders worden per mail op de hoogte gebracht wanneer het attest beschikbaar is.  Na elke vakantie komt een attest van deelname op het account voor terugbetaling (bijv. mutualiteiten).
  • Ouders, voogden of deelnemers kunnen bij registratie van hun account toestemming geven om al dan niet media te gebruikten tot publicatie. Deze foto’s en/of video’s kunnen later gebruikt worden in stedelijke media (infoblad, activiteitenkalender, website, sociale media, ...).
  • Het toedienen van medicatie kan enkel mits schriftelijke toestemming van de ouders. Hierbij dienen ouders zelf de medicatie mee te brengen en deze van duidelijke informatie te voorzien. Volgende gegevens hebben we nodig: informatie over de medicatie en toediening ervan; naam, vorm, dosering, tijdstip, duur van de behandeling, bewaarvorm en vervaldatum. Popsjot kan te allen tijde bijkomend een doktersattest vragen.

 

Artikel 9. Akkoord

Wanneer een kind deelneemt aan een Popsjot activiteit, verklaren ouders en kind kennis genomen te hebben van het huishoudelijk reglement en daarmee akkoord te gaan.

 

Contact

Met vragen of problemen kan men steeds terecht bij de medewerkers van Popsjot via het e-mailadres, popsjot@poperinge.be of telefonisch op het nummer 057 33 26 29.